0

Hoe schrijf ik een overtuigende klantcase?

By 7 februari 2020 Klantcase
klantcase

Als je het internet afstruint, dan kom je een wijde variëteit aan klantencases tegen. In sommige cases komt de klant niet eens aan het woord, maar ik raad je dat zeker niet aan. Het klinkt misschien eenvoudig, maar de klant kan het best zelf vertellen hoe hij of zij het proces heeft ervaren. En jezelf schouderklopjes geven is toch lang niet zo overtuigend als een lovend citaat van een klant. Ik leg je in 7 stappen uit hoe je een goede klantcase schrijft!

Het klinkt misschien veel werk: een klantcase waarbij je de klant interviewt om het vervolgens uit te werken in een goedlopend artikel. In mijn vorige blog liet ik zien waarom een klantcase toch de moeite waard is en met deze checklist ben je al een aardig eind op weg en al doende leert men. Nog een voordeel: je hebt weer even contact met de klant. Misschien willen ze dan nog meer werk bij je neerleggen! Of nemen ze nog een extra dienst of workshop af. Daarom. Aan de slag! 

Stap 1: bedenk welke klanten jij het liefst wilt interviewen voor je klantcase

Je hoeft natuurlijk niet elke klant uit te nodigen voor een klantcase. Ga na van welke klanten jij het meest blij wordt en nodig die uit voor een gesprek. Of nou ja, begin er maar met één en gebruik het lijstje om over een maand (bijvoorbeeld) de volgende te kiezen. Je wilt de klantencase een beetje actueel houden, dus kies klanten die nog kunnen herinneren wat jij voor ze hebt gedaan.

Stap 2: vraag je klant of ze willen meewerken

Het is niet moeilijk. Bel ze gewoon even. Zeg dat je bezig bent met vertellen van het verhaal van je klanten en dat je ze daarvoor graag spreekt. Zeg dat je daarvoor graag een afspraak wilt maken, dat ze het stuk uiteraard voor publicatie nog even te zien krijgen en dat ze dan suggesties kunnen geven om het stuk voor jullie allebei zo goed mogelijk te maken. Eventueel stuur je ze van tevoren nog even een vragenlijst (zie hieronder). 

Stap 3: bereid het interview voor

Bedenk van tevoren welke vragen je wilt stellen. Ik zal hieronder een voorbeeldlijstje plaatsen. Tijdens het interview is het goed om in de gaten te houden: zou de lezer van dit artikel ook weten waarover dit gaat? Jij weet natuurlijk van de hoed en de rand, maar denk even na vanuit de klant. Zou hij weten waarom jullie bepaalde stappen hebben gezet? Zo niet, bespreek dat dan ook even.

Voorbeeldvragenlijst voor een klantcase (de vragen die dikgedrukt zijn worden gesteld door jou aan de klant, de opmerkingen erachter zijn van mij aan jou):

  • Wie ben je en wat doet je bedrijf? Natuurlijk weet jij dat, maar het is leuk als de klant dat in zijn eigen woorden omschrijft en je het zo op kan schrijven.
  • Met welke uitdaging zat je voordat je op zoek ging naar mij? 
  • Op welk moment dacht je: ik heb hulp nodig! Hoe ging je op zoek?
  • Hoe heb je een keuze gemaakt voor wie je ging helpen? Heb je bijvoorbeeld een shortlist gemaakt of ken je me van horen zeggen? 
  • Hoe is het project verlopen? Bedenk welke stappen jullie samen hebben doorlopen. Je kunt je klant tijdens het gesprek herinneren aan de stappen.
  • Hoe heb je de samenwerking ervaren? 
  • Welke resultaten of voordelen heb je ervaren door mijn dienst? Het liefst maak je de resultaten zo concreet mogelijk, maar als de klant geen cijfers kan of wil noemen, dan kan het kwalitatief: beter zichtbaar, meer in het moment, dat soort dingen.
  • Hoe gaat mijn dienst je in de toekomst helpen? Het kan zijn dat je je dienst doorlopend levert, maar ook als je dienstverlening al is afgerond, kan het zijn dat de dienst een basis heeft gelegd voor de toekomst. Probeer te achterhalen hoe jij dat hebt gedaan.

Stap 4: doe het interview

Je kunt ervoor kiezen om het interview op te nemen of mee te schrijven of typen. Als je nog niet zo ervaren bent, is opnemen het fijnst. Op je telefoon of laptop zijn standaard opnameapps aanwezig, die zijn prima om te gebruiken. Vraag wel toestemming aan je klant om het gesprek op te nemen. 

Probeer de klant vrijuit te laten spreken en niet te veel te sturen. Als de klant verbeterpunten noemt, hoef je die niet mee te nemen in de klantcase, maar laat je klant daar wel over uitspreken. Je kunt de punten namelijk altijd meenemen als leerpunten voor jezelf!

Stap 5: schrijf het interview

De eenvoudigste manier om een klantcase te schrijven, is het verhaal per vraag uit te werken. Je neemt de vragen dan ook op in het uiteindelijke artikel. Dat maakt het voor jou eenvoudiger, maar ook voor je lezer: het is duidelijk waar de alinea’s over gaan. Luister het geluidsfragment af of bekijk je aantekeningen en schrijf het verhaal per vraag op. Ga niet gelijk schrappen en perfectioneren, maar schrijf eerst alles per vraag op. 

Klantcase klankverhaal

Dan zijn er twee opties:

  • Heb je weinig tekst (2 zinnen per vraag), vul het aan met je eigen achtergrondinformatie. Bijvoorbeeld over de stappen die jullie hebben doorlopen of hoe jij de samenwerking hebt ervaren. Zorg dat de alinea’s zo’n 5 of 6 regels (ongeveer 5 zinnen) lang is en geef citaten van de klant tussen aanhalingstekens weer;
  • Heb je veel tekst (halve pagina’s per vraag), kies dan het belangrijkste uit en schrap de rest. Dit is jouw artikel, dus maak een keuze op basis van wat jij het belangrijkst vindt dat potentiële klanten moeten weten. Kies overigens voor een goede balans tussen complimenten en inhoudelijke opmerkingen. Je potentiële klant wilt natuurlijk graag weten hoe goed jij bent, maar ook vooral waar jij dan zo in bent.

Als je alles op papier hebt staan en de juiste selectie hebt gemaakt, ga je er nogmaals met een scherpe blik doorheen. Dan mag je kritisch zijn op d’s en t’s, en op zinsopbouw, et cetera. Rond de klantcase af door een inleiding en een kop te schrijven. De inleiding is een korte samenvatting van het artikel. Stel de klant kort voor en vertel waar jij hem mee hebt geholpen. De kop gebruik je om de lezer het artikel in te trekken, dus een leuk citaat kan, maar je kunt ook gewoon kiezen voor een kop als ‘Klantcase Pietje Puk: van tekst tot conversie.’

Stap 6: leg de klantcase voor aan de klant

Dit is een stap die je niet moet overslaan. Het kan zijn dat als de klant zijn verhaal zwart op wit ziet, het er dan anders staat dan hij het bedoeld had. Ook al heb je letterlijk overgeschreven wat hij zei. Geef hem dus de kans om opmerkingen te plaatsen en verwerk ze. Leg het eventueel nog een laatste keer voor. Het is trouwens fijn als de klant ook een foto van hem of zijn bedrijf heeft die bij de klantcase geplaatst kan worden. 

Stap 7: tijd om te publiceren!

Zet het artikel met foto op je website en deel het vervolgens met sociale media. Denk aan LinkedIn of Facebook, zodat zoveel mogelijk potentiële klanten het zien. Je kunt ook meerdere keren terugverwijzen naar de klantcase door het artikel elke keer met een ander citaat te delen. Zo weet straks iedereen hoe het is om met jou samen te werken en haal je daardoor weer nieuwe klanten binnen! 

Foto 1 door Clark Tibbs op Unsplash

Foto 2 door Chris Curry op Unsplash

Foto 3 door Mimi Thian op Unsplash

Anne van den Berg

Author Anne van den Berg

More posts by Anne van den Berg

Leave a Reply

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Nu 15% korting op de cursus websiteteksten schrijven bij aanmelding voor de nieuwsbrief.
Meld je aan!